ご依頼の経緯
S社はこれまで当事務所とお付き合いがあり、決算変更届や補助金申請を通じて信頼関係を築いていました。そのため、今回の建設業許可の更新についても、迷わず当事務所にご依頼いただきました。
ところが、手続きを進める中で問題が発覚しました。それは 前回の新規許可取得時の副本が手元にない ということでした。通常、副本には申請内容が記録されており、更新手続きの際に重要な参考資料となります。しかし、S社では副本を紛失したのか、あるいは以前依頼していた行政書士が渡していなかったのかが不明で、申請当時の状況を把握することができない状態でした。
対応のポイントと工夫した点
今回の案件では、以下の2点が大きな課題となりました。
- 前回の新規許可申請時の状況が不明で、更新申請に必要な情報が不足していたこと
- 副本がないため、申請書類の作成において細かい情報の確認が必要だったこと
この問題を解決するために、 都庁での申請書閲覧と、窓口での書類確認・作成 という2つの方法を組み合わせ、スムーズな手続きを目指しました。
具体的な対応内容
① 都庁での申請書類の閲覧
まず、S社がどのような内容で新規許可を取得したのかを把握するため、東京都庁に出向き、申請書類の閲覧を行いました。
建設業許可の申請書は閲覧可能ですが、 コピーや写真撮影は不可 であるため、メモを取りながら必要な情報を整理しました。このメモをもとに、更新申請の書類を作成することにしました。
② 窓口での別とじ資料の確認とその場での作成
都庁での閲覧では、 「別とじ」と呼ばれる追加資料 までは確認できませんでした。しかし、更新申請には別とじの情報も必要になるため、作成済みの書類を持って窓口に向かい、その場で別とじの内容を確認しました。
窓口で別とじの資料を見せてもらい、不足している細かい部分については、その場で迅速に作成することで対応しました。このフレキシブルな対応により、申請に必要なすべての書類を整え、無事に申請を完了することができました。
結果とお客様の声
この対応により、S社の建設業許可の更新は 問題なく完了 しました。副本がないことによる情報不足という大きな課題がありましたが、都庁での閲覧や窓口での即時対応によって解決することができました。
また、S社には今回の更新手続きで使用した 「新たな副本をきちんとファイリングして納品」 し、今後の更新や手続きの際に役立ててもらえるようにしました。
S社の担当者様からは、
「副本がなくてどうなるかと思いましたが、しっかり対応してもらい本当に助かりました。書類もしっかり整理して納品していただいたので、次回の更新もスムーズにできそうです。」
というお喜びの声をいただきました。
担当者のコメント
今回のケースでは、 副本がないことで情報不足の状態からのスタート でしたが、適切な方法で情報収集を行い、スムーズに更新手続きを完了することができました。
建設業許可の更新では、 過去の申請情報が非常に重要 になります。副本を紛失してしまうと、更新時に申請当時の状況が分からなくなり、手続きが滞る可能性があります。こうした事態を避けるためにも、 許可取得時の副本や関連書類はきちんと保管しておくことが大切 です。
また、建設業許可の更新は 期限内に申請することが必須 です。万が一、更新が間に合わず許可が失効すると、新規取得の手続きが必要となり、大幅な手間と時間がかかります。
当事務所では、建設業許可の新規取得・更新・変更手続きなどをトータルでサポートしています。「更新の方法が分からない」「必要な書類を紛失してしまった」といったお悩みにも対応できますので、お困りの際はお気軽にご相談ください。
