小規模事業者持続化補助金の第１２回公募の採択発表が近づいています。発表で自社の名前が載っている瞬間というのはとても嬉しいものです。これで販路開拓の取組みを行える。事業が発展する。と思うことでしょう。
しかし注意しておかなければいけないことがいくつかあります。その点について認識不足や理解不足があると最悪の場合補助金の入金まで至らないこともあり得ます。
特に注意してもらいたい事を５つ選んでお伝えさせていただきます。
交付決定通知が届く前に発注しないようにしましょう
採択者一覧に自社の名前が載っていたとしても交付決定が完了したことにはなりません。場合によっては応募時の情報を修正してくださいという連絡が来ることがあります。交付決定通知は修正後になりますので、採択発表の段階で補助事業をスタートさせてしまうと万が一の場合、補助対象外となってしまうことがありますので気を付けましょう。
経費の支払いは銀行振込で行いましょう
補助事業を行うにあたって様々な備品を購入することがあると思います。通常であればクレジットカードで支払うことも多いと思いますが、基本的には銀行口座からの振込で対応するようにしましょう。クレジットカードでの支払いの場合、書類が増えてしまったり、銀行口座からの引き落としが補助事業期間外になった場合は対象外になるリスクがあります。
できるだけ支払は銀行振込にしておきましょう
ちなみに、１取引１０万円を超える現金支払いや相殺による決済、商品券やクーポンによる支払、小切手による支払、補助事業期間内の完済ができない分割払いなどは対象外となります。
証拠書類を残しておきましょう
補助事業で物品を購入した時や業務の依頼を行う時には必ず必要な証拠書類を入手して保管をしておき、実績報告の際にその証拠書類のコピーを提出する必要があります。
必要な証拠書類は、
①見積書
②発注書または契約書
③納品書または完了報告書
④請求書
⑤支払の証明
⑥成果物（購入した物品の写真や、チラシなど印刷物の原本）
私はこれらを６点セットと呼んでいます。これ以外にも対象経費によって必要となるものはありますが、６点セットはどの対象経費でも必要なものになります。
事業計画の変更をする時には必ず連絡するようにしましょう
補助事業は、採択・交付決定を受けた内容のとおりに実施するのが原則です。やむを得ず事業計画を変更する場合は、まず変更承認申請を行うことが必要です。（軽微な変更の場合は不要のこともあります）
変更承認申請が必要にもかかわらず、事前に承認を得ずに計画を変更した場合、補助金の入金まで至らない場合があります。
この変更承認申請は購入しようと思っていた機械を同じ効果を持つ別の機械に変更する場合や、広告宣伝費の金額を減らし、機械設備への金額を増やす場合などでも必要となります。
少しでも変更する場合は念のために事務局に問い合わせてみるのをおすすめします。
報告書等は忘れずに提出しましょう
交付決定通知を受け取り、補助事業を行い全ての事業が完了した場合、「実績報告書」を提出することが必須です。この実績報告書の審査が終わらないと入金には至りません。
また、補助金の支払いが終わった後も、補助事業終了から約１年後に「事業効果および賃金引上げ等状況報告書」を提出しなければいけません。これも理由なく提出を怠ると補助金の返還命令が来ますので注意が必要です。
まとめ
補助金に採択されただけでは補助金の入金まで至りません。採択後の補助事業の取組みが大事となってきますが、そこにはいくつもの注意点があります。
①交付決定通知がくるまでに発注等を行わない
②経費の支払いは銀行振込でする
③証拠書類を残しておく
④計画を変更する時は必ず連絡する
⑤報告書類は期日までに忘れずに提出する
細かい注意点は補助事業の手引きを見ていただくとしてこれら５つの注意点は特に重要なので必ず押さえておくようにしてください。
